BATU.KLIKSURABAYA.CO.ID-Masyarakat umum hingga Organisasi Perangkat Daerah (OPD) kini dapat memantau jadwal sekaligus mengajukan peminjaman gedung milik Pemerintah Kota (Pemkot) Batu secara daring.
Layanan tersebut tersedia melalui E-Tempat, platform berbasis website yang dikembangkan untuk mempermudah pengelolaan sekaligus pemantauan penggunaan fasilitas gedung pemerintah.
baca juga 👉 Moss Art Lucky Garden Go Nasional, Cak Nur Dorong Kreativitas Ekraf Kota Batu
Melalui platform tersebut, calon pengguna tidak perlu datang terlebih dahulu hanya untuk mengetahui apakah sebuah ruangan tersedia pada tanggal tertentu.
Pengguna cukup mengecek jadwal yang tersedia melalui sistem sebelum menentukan waktu pelaksanaan kegiatan.
Kabag Umum Setda Kota Batu, Dian Saraswati, mengatakan E-Tempat dibuat untuk membuat proses peminjaman ruangan lebih tertib dan terstruktur.
baca juga 👉 109 Titik Rawan Disisir, BPBD Kota Batu Cegah Bendung Alam Pemicu Banjir Bandang
“E-Tempat itu adalah website untuk peminjaman ruangan yang dapat digunakan untuk rapat oleh OPD,” ujar Dian, Senin (24/8/2026).
Menurutnya, keberadaan platform tersebut juga memberikan kemudahan bagi pemohon untuk melihat agenda penggunaan gedung.
“Baik untuk melihat jadwal penggunaan gedung, plotting peminjaman gedung, dan lain sebagainya,” lanjutnya.
Dian menjelaskan, sistem tersebut memungkinkan jadwal penggunaan ruangan diketahui lebih awal. Dengan begitu, pemohon dapat menyesuaikan agenda tanpa harus khawatir jadwal yang dipilih sudah digunakan pihak lain.
baca juga 👉 620 Vila di Batu Belum Masuk Basis Pajak, Bapenda Kejar Potensi PAD Bocor
“Jadi sebelum mengajukan, bisa dilihat dulu jadwalnya. Kalau memang masih kosong, bisa langsung dilakukan pengajuan,” jelasnya.
Salah satu fasilitas yang terintegrasi dalam E-Tempat adalah Gedung Graha Pancasila di Balai Kota Among Tani. Selain itu, terdapat sejumlah ruang rapat lain yang dikelola Pemkot Batu.
Dian memberikan gambaran, apabila sebuah OPD ingin menggelar kegiatan pada tanggal tertentu, pemohon cukup membuka E-Tempat dan mengecek jadwal penggunaan ruangan.
“Misalnya Dinas Pariwisata mau menggunakan gedung di tanggal tertentu, tinggal dilihat dulu apakah tanggal tersebut sudah ada yang menggunakan atau belum,” terangnya.
Jika jadwal masih tersedia, pemohon dapat mengajukan peminjaman melalui sistem.
baca juga 👉 Bukan Sekadar Seremoni, Heli Tekankan Peran Generasi Muda Jaga Budaya Junrejo
“Kalau masih kosong, bisa dilakukan peminjaman dan kemudian diplotting di sistem,” katanya.
Menurut Dian, mekanisme tersebut memberikan kepastian lebih awal kepada pemohon.
“Ini supaya pemohon bisa mengetahui dari awal, ruangan yang akan digunakan tersedia atau tidak,” ujarnya.
Di sisi pengelola, sistem tersebut juga memudahkan proses monitoring penggunaan fasilitas.
“Pengelola juga lebih mudah melihat seluruh jadwal penggunaan gedung,” kata Dian.
Dengan begitu, potensi terjadinya benturan agenda dapat ditekan karena seluruh jadwal penggunaan tercatat dalam satu sistem.
baca juga 👉 KONI Kota Batu Matangkan Persiapan Porprov X Jatim 2027, 214 Atlet Masuk Puslatkot
Meski proses pengecekan dan pengajuan dilakukan secara daring, Dian menegaskan E-Tempat tidak menghapus seluruh proses administrasi secara langsung.
Pemohon yang telah melakukan pemesanan tetap harus melengkapi sejumlah persyaratan administrasi dan melakukan koordinasi dengan pengelola gedung.
“Walaupun sudah melakukan pemesanan melalui E-Tempat, yang bersangkutan harus tetap ada surat fisik,” terang Dian.
Selain surat permohonan, pemohon juga perlu melakukan koordinasi mengenai teknis pelaksanaan kegiatan.
“Kedatangan untuk koordinasi, penataan layout, dan lain sebagainya,” lanjutnya.
Menurut Dian, tahapan tersebut tetap diperlukan agar pihak pengelola mengetahui kebutuhan kegiatan secara detail.
“Jadi E-Tempat ini memudahkan proses pemesanan dan melihat jadwal, tetapi koordinasi secara langsung tetap diperlukan,” jelasnya.
Ia menambahkan, fasilitas gedung milik Pemkot Batu tidak hanya diperuntukkan bagi OPD.
“Masyarakat umum juga bisa menggunakan fasilitas tersebut,” ujarnya.
Selain masyarakat dan OPD, organisasi kemasyarakatan (ormas) juga dapat mengajukan peminjaman.
“Tidak hanya untuk internal pemerintah. Ormas maupun masyarakat juga bisa mengajukan,” katanya.
Pemanfaatannya pun dapat digunakan untuk berbagai jenis kegiatan, mulai dari rapat koordinasi hingga agenda dengan cakupan lebih luas.
“Bisa untuk kegiatan tingkat kota maupun kegiatan yang skalanya sampai provinsi,” terang Dian.
Meski seluruh jadwal penggunaan dapat dipantau melalui E-Tempat, Dian mengingatkan adanya kondisi tertentu yang dapat menyebabkan perubahan jadwal.
Hal tersebut terutama berlaku untuk Gedung Graha Pancasila yang menjadi salah satu fasilitas utama di lingkungan Balai Kota Among Tani.
Menurutnya, gedung tersebut sewaktu-waktu dapat digunakan untuk mendukung agenda kenegaraan atau kegiatan pemerintah pusat.
“Kalau ada kegiatan kenegaraan seperti kunjungan menteri dan lain sebagainya, itu ada pengecualian,” tegas Dian.
Dalam kondisi tersebut, agenda kenegaraan menjadi prioritas sehingga jadwal kegiatan yang sebelumnya telah diplot dapat mengalami penyesuaian.
“Jadi OPD maupun ormas bisa tergeser jadwalnya,” lanjutnya.
Dian mengatakan kondisi tersebut menjadi bagian dari ketentuan penggunaan fasilitas gedung pemerintah.
Karena itu, pemohon tetap diminta memahami bahwa jadwal yang telah tercatat dalam sistem dapat mengalami perubahan apabila terdapat agenda kenegaraan yang sifatnya mendadak.
“Kalau ada agenda pemerintah pusat yang memang harus dilaksanakan di Graha Pancasila, tentu akan menjadi prioritas,” jelasnya.
Pemkot Batu berharap keberadaan E-Tempat dapat membuat pemanfaatan fasilitas gedung pemerintah menjadi lebih transparan dan efisien.
Dengan sistem tersebut, masyarakat dapat mengetahui ketersediaan ruangan sebelum mengajukan permohonan.
Di sisi lain, pengelola juga memiliki data penggunaan gedung yang lebih terstruktur.
“Harapannya tentu penggunaan gedung bisa lebih tertib, karena jadwalnya bisa dipantau dan tercatat,” ujar Dian.
Ia menilai digitalisasi tersebut juga menjadi bagian dari upaya Pemkot Batu meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
“Jadi masyarakat tidak perlu datang hanya untuk menanyakan jadwal. Bisa dicek terlebih dahulu melalui sistem,” pungkasnya.
Masyarakat, OPD maupun organisasi kemasyarakatan yang ingin mengecek jadwal dan mengajukan penggunaan fasilitas gedung Pemkot Batu dapat mengakses layanan E-Tempat melalui laman e-tempat.(***)
